Digitalizacja dokumentów
Przekształcamy dokumentację papierową w uporządkowane zasoby cyfrowe dostępne w każdej chwili. Proces obejmuje skanowanie wysokiej jakości, rozpoznawanie tekstu (OCR), indeksowanie i bezpieczne przechowywanie.
Co oferujemy:
- Skanowanie dokumentów formatu od A6 do A0
- Automatyczne rozpoznawanie tekstu w 12 językach
- Odtwarzanie struktury folderowej
- Obsługa dokumentów wrażliwych z protokołem bezpieczeństwa
- Weryfikacja jakości każdego skanu
Wdrożenie systemu DMS
Projektujemy i instalujemy dedykowane systemy zarządzania dokumentami (Document Management System), które integrują się z istniejącą infrastrukturą IT Twojej firmy. System może działać lokalnie lub w chmurze.
Co obejmuje usługa:
- Analiza potrzeb i wymagań organizacji
- Dobór odpowiedniej platformy DMS
- Konfiguracja i integracja z ERP/CRM
- Definiowanie ról i uprawnień użytkowników
- Testy akceptacyjne i szkolenia wdrożeniowe
Szkolenia dla zespołów
Przygotowujemy pracowników do efektywnego wykorzystania systemów zarządzania dokumentami. Szkolenia prowadzone są przez praktyków z wieloletnim doświadczeniem w branży. Możliwa forma stacjonarna lub online.
Zakres szkoleń:
- Obsługa platform DMS od podstaw
- Zaawansowane funkcje wyszukiwania i tagowania
- Zarządzanie uprawnieniami i wersjami dokumentów
- Best practices w zakresie nazewnictwa i struktury
- Bezpieczeństwo i zgodność z RODO
Migracja danych
Bezpieczne przenoszenie dokumentacji między systemami bez ryzyka utraty danych. Obsługujemy migracje z przestarzałych platform, serwerów lokalnych do chmury oraz konsolidację rozproszonych zasobów.
Proces migracji obejmuje:
- Audyt źródłowych systemów i danych
- Mapowanie struktury i metadanych
- Transfer z zachowaniem integralności plików
- Weryfikacja poprawności migracji
- Dokumentacja procesu i raport końcowy
Audyt dokumentacji
Kompleksowa analiza obecnego stanu zarządzania dokumentacją w organizacji. Identyfikujemy luki, ryzyka oraz obszary wymagające optymalizacji. Raport zawiera konkretne rekomendacje do wdrożenia.
Zakres audytu:
- Ocena struktury przechowywania dokumentów
- Analiza bezpieczeństwa i uprawnień
- Zgodność z przepisami prawa (RODO, ISO)
- Efektywność procesów obiegu dokumentów
- Plan działań naprawczych z priorytetyzacją